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Cahier des charges du Critérium départemental

Comment accueillir le CDJC

jeudi 20 janvier 2011

 CLUB d’ACCUEIL

  • Donner au responsable de la commission le lieu précis du rendez vous au moins 15 jours avant la date de l’organisation.
  • Donner au responsable de la commission le nom d’1 référent du club d’accueil avec téléphone et e mail si possible.
  • Réserver une salle avec des annexes ou plusieurs salles proches les unes des autres auprès de la municipalité ( gratuites si possible ) suffisamment grande pour accueillir environ 80 personnes avec le pique nique ( tables, bancs ou chaises )
    ORGANISATION des salles :
    1 grande salle pour l’accueil, le secrétariat et le pique nique de midi
    1 lieu isolé pour le secrétariat informatique avec prise de courant et rallonge multi prise
    6 petites salles ou espaces pris sur la grande salle ( style cuisine, vestiaires, douches, préau… )
  • Prévoir au moins une dizaine de tables et une quinzaine de chaises
  • Prévoir ( si possible ) un endroit pour le lavage des vélos.
  • Prévoir un espace bitumé ou sol très dur ( grandeur : terrain de Hand Ball 50 m / 20 m ) pour l’éducation routière ( style cour d’école ou parking sécurisé )
  • Faire la reconnaissance des circuits ( route et VTT   ) préparés par le club d’accueil avec un responsable du CODEP   environ 2 mois avant la date prévue, le tracer sur une carte lisible et préparer le RANDO GUIDE avec un responsable de la Commission « jeunes ».
    VTT   : rando guide 4 ou 5 km, orientation 12 km pour les + jeunes, 20 km pour les grands.
    ROUTE : environ 35 km + photographies.
    Prévoir sur le parcours un endroit destiné à l’épreuve de pilotage.
  • L’idéal serait de pouvoir être aidé par une quinzaine de personnes du club d’accueil
  • Prévoir une réunion préparatoire avec la commission « jeunes » du CODEP   environ 1 mois avant la date du critérium.
  • Prévoir un vin d’honneur avec les officiels et la Presse vers 11 heures 30 ( prise en charge financière par la municipalité ou, à défaut, par le CODEP   )
  • Acheter le ravitaillement pour le point de convivialité ( fin du rando guide et début de l’orientation ) eau, sirop, quatre quarts, tablettes de chocolat au lait, pain, confiture, pâtes de fruits au kg, fruits secs, oranges, gobelets
  • Invitations : Presse, Maire, Adjoints et Conseiller Général local.
  • Le club d’accueil recevra une subvention de 90 euros du CODEP   pour cette organisation.

 CODEP   41

  • Déclaration en préfecture et ONF ( si besoin )
  • Invitation à tous les présidents de club + GrDF  
  • Déclaration Où Irons Nous
  • Assurances.
  • Matériel de secrétariat : informatique, cartes de routes, diplômes, plaques de cadres, photocopies de circuits, balises, questionnaires et libellé des différentes épreuves.
  • Matériel CDER   et PILOTAGE
  • Stand du CODEP  
  • Récompenses
  • Faire la reconnaissance des circuits ( route et VTT   ) préparés par le club d’accueil environ 2 mois avant la date prévue,
  • Valider le RANDO GUIDE
  • Prévoir la zone de pilotage/maniabilité du citérium
  • Prévoir le circuit routier et les épreuves théoriques du CDER  
  • Verser une subvention de 90 € au club organisateur pour le financement de cette orgaisation
  • Préparer les fiches de relevé de résultats