Cahier des charges du Critérium départemental

 CLUB d’ACCUEIL

• Donner au responsable de la commission le lieu précis du rendez vous au moins 15 jours avant la date de l’organisation.
• Donner au responsable de la commission le nom d’1 référent du club d’accueil avec téléphone et e mail si possible.
• Réserver une salle avec des annexes ou plusieurs salles proches les unes des autres auprès de la municipalité ( gratuites si possible ) suffisamment grande pour accueillir environ 80 personnes avec le pique nique ( tables, bancs ou chaises )
  ORGANISATION des salles :
  1 grande salle pour l’accueil, le secrétariat et le pique nique de midi
  1 lieu isolé pour le secrétariat informatique avec prise de courant et rallonge multi prise
  6 petites salles ou espaces pris sur la grande salle ( style cuisine, vestiaires, douches, préau… )
• Prévoir au moins une dizaine de tables et une quinzaine de chaises
• Prévoir ( si possible ) un endroit pour le lavage des vélos.
• Prévoir un espace bitumé ou sol très dur ( grandeur : terrain de Hand Ball 50 m / 20 m ) pour l’éducation routière ( style cour d’école ou parking sécurisé )
• Faire la reconnaissance des circuits ( route et VTT   ) préparés par le club d’accueil avec un responsable du CODEP   environ 2 mois avant la date prévue, le tracer sur une carte lisible et préparer le RANDO GUIDE avec un responsable de la Commission « jeunes ».
  VTT   : rando guide 4 ou 5 km, orientation 12 km pour les + jeunes, 20 km pour les grands.
  ROUTE : environ 35 km + photographies.
  Prévoir sur le parcours un endroit destiné à l’épreuve de pilotage.
• L’idéal serait de pouvoir être aidé par une quinzaine de personnes du club d’accueil
• Prévoir une réunion préparatoire avec la commission « jeunes » du CODEP   environ 1 mois avant la date du critérium.
• Prévoir un vin d’honneur avec les officiels et la Presse vers 11 heures 30 ( prise en charge financière par la municipalité ou, à défaut, par le CODEP   )
• Acheter le ravitaillement pour le point de convivialité ( fin du rando guide et début de l’orientation ) eau, sirop, quatre quarts, tablettes de chocolat au lait, pain, confiture, pâtes de fruits au kg, fruits secs, oranges, gobelets
• Invitations : Presse, Maire, Adjoints et Conseiller Général local.
• Le club d’accueil recevra une subvention de 90 euros du CODEP   pour cette organisation.

 CODEP   41

• Déclaration en préfecture et ONF ( si besoin )
• Invitation à tous les présidents de club + GrDF  
• Déclaration Où Irons Nous
• Assurances.
• Matériel de secrétariat : informatique, cartes de routes, diplômes, plaques de cadres, photocopies de circuits, balises, questionnaires et libellé des différentes épreuves.
• Matériel CDER   et PILOTAGE
• Stand du CODEP  
• Récompenses
• Faire la reconnaissance des circuits ( route et VTT   ) préparés par le club d’accueil environ 2 mois avant la date prévue,
• Valider le RANDO GUIDE
• Prévoir la zone de pilotage/maniabilité du citérium
• Prévoir le circuit routier et les épreuves théoriques du CDER  
• Verser une subvention de 90 € au club organisateur pour le financement de cette orgaisation
• Préparer les fiches de relevé de résultats